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攻略概览

这篇攻略依据2024年10月22日印发的《光机电工程学院学生出国（境）学习交流资助办法（试行）》整理，适合光机电工程学院拟申请出国（境）学习交流资助的学生参考。

重点可先看这几件事：

• 根据该《试行》办法，资助面向光机电工程学院中国籍全日制在籍本科生和全日制非定向脱产在读研究生。
• 根据该办法，可申请的项目包括：学分互认/联合培养、交换学习/访学、不少于30天的短期访学或研修或海外实习调研、参加国际学术会议并作口头报告。
• 按办法载明流程，通常应在完成交流学习任务并按期返校后提交材料。
• 同一学历阶段，在校期间仅可获得1次资助机会。
• 同一导师每年最多资助2名学生。
• 从学校、学院以及学科获得的资助总金额，不超过出国（境）交流学习产生的总费用。

哪些项目可以申请

根据该《试行》办法，出国（境）学习交流资助主要分为四类：

A类：学分互认或联合培养

适合参加与境外合作院校或机构开展的：

• 学分互认学习
• 联合培养学习

B类：交换学习或访学

适合参加：

• 学期交换学习
• 访学项目

C类：短期访学、课题研修、海外实习调研

这一类有明确时长要求：

• 项目须为不少于30天的短期访学、课题研修、海外实习调研

如果你的项目时间较短，建议先核对是否满足这一门槛。

D类：国际学术会议

这一类不是单纯参会即可。根据该办法：

• 参加国际学术会议并作口头报告

只有参会但没有口头报告的情况，至少按该办法条文，不属于D类资助范围。

谁可以申请

根据该办法，资助对象为参加上述项目类型的：

• 我院中国籍全日制在籍本科生
• 我院全日制非定向脱产在读研究生

如果你不是光机电工程学院学生，或者研究生身份不属于“全日制非定向脱产在读”，则不在该办法明确写明的资助对象范围内。

申请需要满足哪些基本条件

申请人应同时关注思想表现、学业情况、项目匹配度和项目本身要求。

基本条件

1. 热爱祖国，具有良好的思想品德和政治素质，社会责任感强，诚实守信，遵纪守法，无违法违纪记录。
2. 身心健康，具备扎实的专业基础、较强的学习科研和交流能力，原则上无必修课程不及格记录。
3. 出国（境）学习交流内容应当与本人所学专业紧密相关。
4. 平均学分绩点、外语水平等还需符合具体项目要求。

实际准备时建议重点自查

• 是否有违纪、处分或诚信问题
• 是否存在必修课不及格记录
• 项目内容是否与本人专业方向紧密相关
• 自己的绩点、外语成绩是否满足项目单位要求

哪些情况原则上不受理

该办法列出了原则上不受理的情形。只要你属于以下任一情况，就要特别谨慎：

1. 已获得国外全额奖学金资助。
2. 已获得国家或学校资助的公派留学资格且在有效期内。
3. 已申报国家或学校资助的公派出国留学项目，但尚未公布录取结果。
4. 曾获得国家或学校公派留学资格，未经批准擅自放弃且时间在5年以内，或经批准放弃但时间在2年以内。

还有两个名额与次数限制

• 同一导师每年最多资助2名学生。
• 同一学历阶段在校期间仅可获得1次资助机会。

这意味着：

• 你以前在本科阶段已经拿过一次该类资助，再申请本科阶段第二次，通常不符合办法规定。
• 即使你本人符合条件，如果导师当年已达到资助人数上限，也需要留意学院审核结果。

资助标准怎么理解

该办法说明，学院学生出国（境）学习交流资助包含：

• 校级资助
• 学院或学科资助

其中院级资助按本办法执行；具体资助标准和资助名额根据学院当年经费预算，由党政联席会研讨确定，并报国际合作与交流处备案审核。

因此，下面表格更适合理解为办法中的资助参考标准。

普通资助参考标准

经济困难资助对象补助标准

该办法写明：备案的经济困难资助对象可根据资助级别，另行申请补助。

资助总额上限

无论你同时获得学校、学院还是学科资助，总金额不得超过出国（境）交流学习产生的总费用。

该办法明确列举的费用范围包括：

• 一次往返国际旅费
• 城市间交通费
  • 飞机经济舱
  • 火车二等座
• 签证费
• 学杂费
• 注册费
• 国（境）外意外伤害保险

也就是说，报销和资助核算时，至少要围绕这些费用准备凭证。

申请一般在什么时候办

根据该办法表述，学生应在完成交流学习任务后按期返校，再向学院提交申请表及相关材料。

可按这个顺序理解：

1. 参加并完成项目
2. 按期返校
3. 向学院提交申请表和附件材料
4. 学院审核交流总结和相关证明
5. 确定资助额度
6. 办理资助发放和报销手续

申请要交哪些材料

必交核心材料

该办法列出的材料包括：

• 申请表
• 本人护照或通行证
• 签证页
• 出入境记录
• 国外邀请函或录取通知书
• 往返旅费票据
• 修读证明（成绩单）
• 出国（境）交流学习总结报告

参加国际学术会议还需补充

如申请D类资助，还须提交：

• 国际学术会议邀请函
• 作会议口头报告等佐证材料

附件说明里提到的提交要求

申报表附件说明还写明：

• 相关证明或票据可根据个人实际情况提交。
• 申报表应双面打印，一式三份。
• 三份去向分别为：
  • 国际合作与交流部（港澳台办公室）一份
  • 所在学院一份
  • 学生本人一份

申报表里一般会填写什么

从附件中的《光机电工程学院出国（境）学习交流资助申报表》看，表内主要包含以下信息：

• 姓名
• 性别
• 专业
• 联系方式
• 学号
• 班级
• 申请资助类别
• 是否经济困难资助对象
• 申请资助金额
• 经济困难资助对象A类或B类
• 出国（境）学习交流基本情况介绍
• 本人签名
• 学院意见
• 国际合作与交流处意见

填写时建议做到：

• 项目名称、时间、交流内容写清楚
• 申请类别与实际项目严格对应
• 经济困难资助对象身份按备案情况如实填写
• 申请金额与票据和实际费用相匹配

审核和报销怎么走

根据该办法，流程重点有两步：

第一步：学院审核

学院会对学生提交的：

• 交流总结
• 证明材料

进行审核，并据此确定每位学生的资助额度。

第二步：申请发放并办理报销

学生在提供相关证明材料后：

• 申请资助发放
• 办理报销手续

你可以这样准备材料顺序

1. 先整理身份证明与出入境材料
2. 再整理项目录取或邀请材料
3. 再整理行程和费用票据
4. 最后补齐成绩单、修读证明和总结报告

这样更方便学院审核，也更不容易遗漏关键佐证。

参加项目后还要做什么

根据该办法：

• 派出学生应参加学院组织的国际交流分享会。

这通常可视为受资助后的配合义务之一，返校后要留意学院后续通知。

哪些情况可能被取消或追回资助

这是申请中很容易被忽略、但非常重要的一部分。

会被取消资助或追回全部已发放资助的情形

如有以下任一情况，学院将取消资助或追回所有已发放资助经费：

1. 未参加已成功申请的项目。
2. 无故缺席行前培训。
3. 在海外学习期间违反国家外事纪律、相关法律或校纪校规。
4. 修读课程有三分之一以上（含三分之一）不合格。
5. 无正当理由未按期返校。
6. 未经学校同意无故终止学习。

可能追回部分资助的情形

如果学生在国外学习期间：

• 因特殊原因中途终止学习，且
• 获得学校批准

则学校将追回部分已发放资助经费，追回额度按照：

• 实际未完成学习时间
• 与应资助时间比例

进行核算。

一份更实用的申请自查清单

申报前自查

• 我是否属于光机电工程学院在籍学生
• 我是否属于中国籍全日制本科生或全日制非定向脱产研究生
• 我的项目是否属于A/B/C/D四类之一
• 如果是C类，是否达到不少于30天
• 如果是D类，是否有国际会议口头报告
• 我是否存在办法列明的不受理情形
• 我在当前学历阶段是否已经拿过同类资助

材料自查

• 申请表是否填写完整
• 护照或通行证是否清晰
• 签证页是否齐全
• 出入境记录是否完整
• 邀请函或录取通知书是否齐全
• 往返旅费票据是否保留
• 成绩单或修读证明是否取得
• 总结报告是否完成
• 会议口头报告证明是否齐全
• 经济困难资助对象证明信息是否与备案一致

返校后自查

• 是否按期返校
• 是否参加学院分享会
• 是否及时提交全部材料
• 是否保存好原始票据和复印件

常见理解提醒

1. 不是所有境外项目都能申请

只有办法明确列出的A、B、C、D类项目，且满足组织或备案要求，才属于本办法范围。

2. 资助标准是参考标准

该办法明确写的是资助参考标准，实际资助还要结合学院当年经费预算及审核结果确定。

3. 总资助不能超过实际总费用

即使你同时拿到学校、学院、学科多项支持，累计金额也不能高于办法规定范围内的实际支出。

4. 国际会议资助的关键是“口头报告”

D类最核心的条件之一，是参加国际学术会议并作口头报告。

结语

如果你准备申请光机电学院出国（境）学习交流资助，最重要的是先确认三件事：

• 项目是否属于办法支持范围
• 本人是否符合申请条件且不属于不受理情形
• 返校后能否提交完整、真实、可核验的材料

建议你在出发前就把邀请函、票据、课程修读证明、参会报告证明等材料保存意识建立起来，返校后再按学院要求整理提交，会更顺利。

> 提醒：以上内容系依据2024年10月22日印发的《试行》办法整理。正式申请前，建议再向学院或学校国际合作与交流相关部门确认该办法是否仍在有效期内，以及当年资助名额、预算和具体执行口径是否有更新。